Об автоматизации архивов в Национальном банке

Все более активное внедрение информационных технологий в банковскую деятельность вызывает естественную необходимость переосмысления и корректировки традиционно сложившихся и устоявшихся документационных взаимосвязей, которые до недавнего времени являлись аксиомами, не подверженными внешнему воздействию.

Например, организация архивного дела реформировалась десятилетиями и продолжает существовать по своим законам, далеким от динамично развивающихся процессов автоматизации современного общества.

Вместе с тем внушает оптимизм тот факт, что в Национальном банке Республики Беларусь ведется планомерная работа по внедрению современных средств и методов автоматизации архивного хранения документов.

В первую очередь это касается электронных документов, которые появились в деятельности Национального банка в 2003 г. с вводом в действие автоматизированной системы «Оперативный архив электронных документов» и соответствующей технологии обработки некоторых типов документов. Появление безбумажных технологий позволило отказаться от обращения и хранения документов на бумажных носителях и перейти к работе с официальными электронными документами, создаваемыми в соответствии с Законом Республики Беларусь «Об электронном документе».

Совершенствование и развитие технологии обработки электронных документов привели к постоянному расширению используемых типов и возрастанию количества электронных документов, общее число которых в Национальном банке уже достигло нескольких миллионов.

Переход к работе с электронными документами оказался весьма эффективным. Сократилось время доставки документов адресатам и их обработки, уменьшились расходы на бумагу, печатание и размножение, сократились площади для хранения документов.

Для организации ведомственного хранения электронных документов было разработано и утверждено Положение о ведомственном архиве электронных документов Национального банка Республики Беларусь, создана соответствующая автоматизированная система.

Создание указанной автоматизированной системы для архивного хранения электронных документов является безальтернативным. Только при наличии развитой автоматизированной системы можно эффективно обеспечить учет единиц хранения, их поиск, предоставление в пользование и т. п. Достаточно отметить, что один лишь просмотр электронных документов и связанные с этим действия (проверка электронных цифровых подписей и т. п.) уже требуют применения аппаратных средств и программного обеспечения общего и специального назначения.

По-иному обстоит дело с автоматизацией традиционного архива на бумажных носителях. Весьма развитая к настоящему времени, но изначально не ориентированная на средства автоматизации технология работы такого архива требует иного подхода.

Являясь по сути консервативной, технология работы традиционного архива хорошо регламентирована, отшлифована многолетней практикой и вполне надежно обеспечивает работу архива в условиях отсутствия какой бы то ни было автоматизации.

Действующие правила архивного дела, основанные на этой технологии, известны, понятны и направлены на решение основных задач архива — обеспечение сохранности документов, их систематизация, учет и поиск. В связи с этим автоматизация деятельности традиционного архива не представляется крайне необходимой — архивы в состоянии работать без средств автоматизации или с минимальным их использованием.

Вместе с тем автоматизация работы традиционного архива представляется полезной и целесообразной, так как позволяет существенно оптимизировать его работу, а также обеспечить более быстрое и качественное обслуживание пользователей.

В Национальном банке работа по автоматизации архива бумажных документов идет в русле создания и развития архивов электронных документов различного назначения. При этом принципиальных различий между технологиями работы ведомственного и традиционного архивов электронных документов не существует, хотя определенная специфика автоматизации работы архива бумажных документов, безусловно, присутствует.

Прежде всего это связано с различием природы хранимых объектов . Обработка дел и документов на бумажных носителях может быть автоматизирована более сложными методами. Кроме того, существенно отличается процесс приема документов в архив: если для электронных документов, как правило, осуществляется автоматическая передача данных от одной автоматизированной системы в другую, сопровождаемая необходимым документированием (генерацией описей дел и т. п.) и построением научно-справ очного аппарата, то для бумажного архива этот процесс происходит значительно сложнее. Однако основные учетные функции практически идентичны. Поэтому естественным направлением развития стало создание единой для двух архивов автоматизированной системы. Для этого существующее поколение системы было дополнено необходимыми для архива бумажных документов функциями.

Только такой подход признан оптимальным для обеспечения консолидированного хранения учетной информации об электронных и бумажных документах, транспарентности в работе архива с бумажными и электронным фондами, создания технологических предпосылок для организационного объединения двух архивов. Существование двух систем-архивов неприемлемо в ситуации параллельного обращения документов традиционных и электронных, в условиях использования единой номенклатуры дел (что регламентируется действующими правилами делопроизводства и архивного дела), наличия в результате этого смешанных дел (содержащих обе эти категории документов), поскольку крайне затрудняет нормальное выполнение большинства функций архива.

При построении нового поколения автоматизированной системы был выделен ряд основных задач, требующих решения, к которым относятся:

  • — автоматизация учета бумажных документов, их поиска и обработки запросов, поступающих в архив;
  • — реализация технологии сканирования и специального распознавания описей дел для автоматизации процесса построения научно-справочного аппарата. Это особенно важно для уже существующих фондов, поскольку количество хранящихся в архиве дел во много раз превышает количество ежегодно поступающих, и ввод учетных данных по имеющимся бумажным описям дел является крайне трудоемким процессом;
  • — обеспечение наличия электронных копий путем сканирования наиболее востребованных и важных документов, а также документов, передаваемых на государственное хранение.

Кроме того, ввиду расширяющегося применения электронных документов, наличия в делах структурных подразделений как электронных, так и бумажных документов, в условиях фактического существования двух архивов — бумажного и электронного, для нормальной организации работы архива необходимо было реализовать такую технологию, чтобы запрос, направленный в архив, мог быть успешно обработан независимо от того, в бумажном или электронном фонде хранятся документы.

Новое поколение системы было построено на основе созданной ранее автоматизированной системы «Ведомственный архив электронных документов», объединив в себе функции обоих архивов, и получило название «Ведомственный архив Национального банка». Это единая централизованная система, обслуживающая центральный аппарат и структурные подразделения Национального банка.

Созданное поколение автоматизированной системы в настоящее время внедряется в эксплуатацию.

В ряде структурных подразделений Национального банка уже производится прием документов с использованием системы и, соответственно, с созданием научно-справочного аппарата средствами системы. Решение этой задачи позволит заложить основу автоматизации работы архива, что в перспективе создаст необходимые предпосылки для дальнейшего планомерного и поэтапного освоения других функций, способствующих улучшению качества работы архива. К ним, например, относятся возможности обработки фондов как с целью постепенного построения в рамках системы научно-справочного аппарата, так и, при необходимости, оцифровки части фондов.

Текущий этап является непростым, поскольку быстрого эффекта от внедрения системы достичь трудно. До тех пор, пока в системе не будет накоплен необходимый объем данных, трудозатраты работников архива могут не только не уменьшиться, но и, наоборот, увеличиться. Однако постепенно требуемый эффект будет достигаться за счет оптимизации трудозатрат и изменения качества работы.

Если говорить о перспективе совершенствования работы архива, то современные автоматизированные системы, обеспечивающие деятельность архивов, соответствуют действующим правилам архивного дела, которые не рассчитаны на возможности автоматизации. В этом, на первый взгляд, заключено некоторое противоречие, поскольку с применением развитых информационных технологий можно существенно расширить возможности архива и серьезно усовершенствовать деятельность архивной службы. Главная задача архива — обеспечение сохранности документов. С этой задачей может справиться и неавтоматизированный архив.

Что касается выполнения ряда других функций (обработка запросов, поиск документов и иные), то они могут реализовываться недостаточно быстро. По этой причине нередко работники структурных подразделений стараются не сдавать в архив те документы, которые могут им понадобиться в работе, либо оставляют у себя их копии. При этом, по их мнению, после передачи документов в архив они во многом утрачивают оперативный доступ к ним. Точно так же организация, сдавая документы на государственное хранение, по сути дела, расстается с ними.

Это особенно видно при сравнении традиционного архива с архивом электронных документов, организация которого не нарушает действующих правил, но путем некоторых технологических расширений изменяет качество.

Показателен следующий пример. Единицей хранения в традиционном архиве является дело, в дела помещаются («подшиваются») документы. Дела могут состоять из томов. При этом архив практически оперирует не документами, а делами (с учетом томов). Такой подход достаточно прост, понятен и во многом удобен, однако обладает существенными недостатками, так как только собственно документ как информационный объект может представлять историческую или иную ценность. Поиск в архиве осуществляется путем выбора подходящих дел по номенклатуре дел соответствующего года и последующего их постраничного просмотра с целью выявления конкретных документов.

В архиве электронных документов в качестве расширения традиционной технологии, как правило, присутствуют учетные данные документов, то есть фактически единицей хранения является документ. Это объясняется тем, что прием документов в архив осуществляется путем взаимодействия с автоматизированной системой, в которой они содержатся вместе с учетными данными документов, с автоматическим потреблением этих учетных данных. Такая технология значительно расширяет возможности работы с архивом, например:

  • — можно осуществлять поиск документов по их реквизитам, по содержащимся в них словам (полнотекстовый поиск), а не только по номенклатуре дел;
  • — при наличии в учетных данных ссылок на взаимосвязанные документы может быть доступно получение документов по ссылкам;
  • — документы в электронном виде могут быть доступны для просмотра прямо из сеанса поиска.

Аналогичным образом можно наладить учет документов и в традиционном архиве путем создания

электронных копий бумажных документов, а путем распознавания и последующего автоматического индексирования построить полнотекстовый индекс, тем самым обеспечив аналогичные возможности.

Другим примером может служить организация процесса приема документов в архив. Принимая документы от структурных подразделений, работники архива контролируют правильность комплектования и оформления дел и передаточных описей. Кроме того, они должны контролировать и полноту передаваемых дел, наличие в них всех необходимых документов. Однако на практике это невозможно, за исключением случаев наличия в делах внутренних описей к документам, которые составляются весьма редко.

Архив электронных документов, напротив, получая автоматизированным способом документы, путем взаимодействия с иными системами вполне способен качественно решать эту задачу.

Такие расширения в принципе возможны для автоматизированного архива документов на бумажных носителях, но не всегда выполнимы в короткое время. Так, например, для учета не только дел, но и содержащихся в них документов необходимо иметь данные об этих документах. Эти данные могут быть получены либо путем их ручного ввода, что практически неприемлемо из-за высоких трудозатрат, либо путем потребления из автоматизированных систем, имеющих эти данные. Точно так же автоматизированная система, обеспечивающая деятельность традиционного архива, может решать задачу контроля полноты передаваемых на хранение дел, для этого она должна взаимодействовать с системами, которые содержат необходимые для этого данные.

В настоящее время в Национальном банке такое потребление данных может быть реализовано только для некоторых категорий документов, в частности, для организационно-распорядительных, данные о которых содержатся в подсистеме документационного обеспечения управления Документальной информационной системы (ДИС-Дело). К сожалению, эти документы составляют меньшинство от общего количества поступающих в архив.

Оцифровка архивных фондов является задачей весьма трудоемкой, которая может потребовать значительного времени и средств. Поэтому она должна происходить постепенно, поначалу выборочно, и лишь в перспективе при нали-чии возможностей можно будет охватить электронными копиями фонды полностью или в значительной их части. Кроме того, частично или полностью некоторые категории документов уже сейчас имеются в электронном виде в обрабатывающих их оперативных системах. По мере развития таких систем все большее количество документов в электронном виде сможет экспортироваться в архив.

Отдельного внимания требует технология использования электронных копий документов для архива бумажных документов. В случае широкого применения в архиве электронных копий документов (либо даже, как минимум, постранично оцифрованных дел) можно также получить достаточно интересный эффект.

Так, например, при наличии оцифрованных документов или дел доступ к архиву для работников организации может быть организован в режиме on-line, разумеется, с соблюдением необходимых прав доступа и с учетом полномочий, что позволит хотя бы частично исключить необходимость направления запросов в архив и, соответственно, их обработку. Поскольку найденная информация может быть скопирована, это позволит отказаться от выдачи дел в пользование, что приведет к экономии времени и трудозатрат. Имеются примеры, когда организации серьезно уменьшают затраты путем использования в повседневной работе архива, наполненного цифровыми копиями.

Таким образом, с использованием постоянно развивающихся информационных технологий, применением автоматизированных систем и их внедрением в работу архивов характер деятельности последних существенно изменится. Параллельно с этим процессом будут изменяться и совершенствоваться основные правила работы архивов и нормативные правовые акты в области документационного обеспечения управления.

Читайте также:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *